Departamento Pessoal: organização e conhecimento para evitar erros comuns

 

A gestão de uma empresa demanda atenção e clareza em suas diferentes esferas. Um dos principais setores que agregam a administração de organizações como um todo é o Departamento Pessoal (DP). Esta área é a responsável por gerenciar os funcionários da empresa e, por consequência, carrega uma atividade repleta de burocracias e questões legais. Fator que resume o alto nível de responsabilidade dos profissionais que lidam com esta rotina, que dentre as funções, tem atribuições como o controle da folha de pagamento, férias, benefícios, atestados, marcação do ponto, admissões e demissões, passivos trabalhistas, entre outras.

 

Considerando o atual momento jurídico trabalhista, é imprescindível que o profissional de RH possua conhecimento acerca das normas voltadas para o colaborador, porém, acima disto, que se mantenha atento às mudanças sofridas com a Reforma Trabalhista e a Medida Provisória, que a regulamenta. Isto gera embasamento para que, quem atua no segmento, aplique as mais atualizadas formas da lei dentro da organização, tendo em vista a responsabilidade de representar o empregador na justiça do trabalho, em caso de ações movidas por funcionários e ex-funcionários.

 

Saiba quais são as principais dificuldades do setor para solucionar erros comuns na atuação do Departamento Pessoal, dar confiança no desenvolvimento das ações e contribuir para melhoria da gestão da empresa.

 

  • Falta de organização e confiança na Folha de Pagamento

A presença de erros em grande número no processo de fechamento da Folha de Pagamento tumultua, gera retrabalho, desconfiança e insatisfação por parte dos colaboradores e pode, consequentemente, aumentar custos e ocasionar ações trabalhistas. Para resolver este ponto, as empresas podem buscar softwares confiáveis e com credibilidade para a condução. Além de realizar os cálculos com agilidade e transparência, é possível acessar um histórico arquivado de maneira adequada e organizada, com informações sobre colaboradores, situações e ocorrências. Esta leveza na informação facilita a tomada de decisão dos responsáveis pelo RH. As empresas de sistemas de gestão Enterprise Resource Planning (ERP) são fornecedoras deste serviço e se dispõem a diminuir custos, automatizar processos, eliminar retrabalho, entre outros benefícios. Outra possibilidade é terceirizar a função. Geralmente com um custo mais alto, esta possibilidade lhe entrega um time especializado para cumprir prazos e lhe gerar maior segurança.

 

  • Criar processos documentados

A insegurança de profissionais recém-contratados se dá por, geralmente, entrarem em um processo desregrado, indefinido e descontrolado. Para estimular a produtividade e contribuir com a assertividade das ações no setor de Departamento Pessoal, recomenda-se uma definição e regras claras e orientadoras sobre os processos e com documentação destes para que possa ser analisado por outros profissionais, permitindo inclusive a identificação de oportunidades de melhoria. Estes “guias” devem ser constantemente atualizados para amparar o atendimento das obrigações legais.

 

  • Planejamento de Férias

Segundo a Reforma Trabalhista, as férias poderão ser divididas em até três períodos. Nenhum deles pode ser menor do que cinco dias corridos, e um deles deve ser maior do que 14 dias corridos. Além disso, as férias não podem começar nos dois dias antes de um feriado ou do dia de descanso na semana. Com isto, é fundamental manter uma escala organizada de férias para que os colaboradores gozem do período de recesso pessoal de acordo com as demandas de trabalho da empresa para não desfalcar a equipe e ao mesmo tempo não comprometer o direito do funcionário. Férias antecipadas confundem o planejamento do DP, com isto, caso o funcionário solicite esta possibilidade por motivos financeiros, é possível sugerir a antecipação de metade do 13º salário como alternativa, caso seja de interesse da empresa.

 

  • Gestão de Documentos

É na área de DP que ficam concentradas as documentações de todos os colaboradores, ativos e que já deixaram a organização. Portanto, é necessário o arquivamento organizado e digital deste conteúdo, tendo em vista a consulta ágil em caso de ações trabalhistas e também no aproveitamento do espaço físico da empresa. Os documentos originais e indispensáveis devem ser alocados no mesmo espaço, especializado e seguro. Existem empresas especializadas que podem realizar o serviço de gerenciamento de documentação, caso facilite para a organização.

 

Dentre estes aspectos, as respectivas soluções servem para estimular a confiança e dar respaldo jurídico aos funcionários, para melhorar o resultado e as condições da empresa.

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