O controle de horas extras bem organizado pode ser fator determinante para o clima organizacional positivo da empresa, além de fazer com que a organização aja dentro da lei. Importante destacar que esta ferramenta auxilia no trabalho de distribuição de tarefas, prevenindo a sobrecarga de equipes. A transparência e o livre acesso para conhecimento das horas aos funcionários são de suma importância no processo. Cuidados devem ser tomados, como por exemplo, o período para compensar as folgas para evitar acúmulos de muitas horas.
O Banco de Horas possui validade de um ano, a não ser que previsto em acordo ou convenção coletiva. Sendo assim, o empregador deve quitar com seu funcionário todo o período trabalhado extra dentro de seis meses, de acordo com a Reforma Trabalhista. Caso contrário, são consideradas horas extras adicionais e devem ser pagas proporcionalmente. Importante frisar, que o formato de utilização destas horas, seja em folgas durante a semana ou acréscimo de dias em férias, deve ser combinado entre colaborador e liderança.
A melhor forma para controlar este funcionamento é por meio de planilhas. Método simples e prático, é muito utilizado por empresas de médio e pequeno porte. Para que sirva como apoio é importante ter a carga horária de cada funcionário; espaço para tabular os horários registrados no ponto; horas noturnas; adicional de periculosidade; horas devidas, trabalhadas e extras de cada colaborador; horas trabalhadas no mês; relação entre horas trabalhadas e descontadas.
Aplicativos de celular e tablets contribuem neste serviço atualmente. Conheça dois destaques que poderão ajudar na organização.
Banco de Horas - Ponto
O aplicativo é uma ferramenta útil para quem precisa controlar melhor o tempo de trabalho. O software permite que se faça um cálculo minucioso de quanto ficou no emprego. O programa permite a criação de checkpoints, armazenamento de arquivos em um backup e um relatório mensal do período trabalhado. O produto está disponível em uma versão gratuita, com muitos anúncios de outros apps, e também no modelo pago, totalmente livre de qualquer propaganda. Disponível em IOS e Android.
Planilha de Horas (Timesheet)
A TimeSheet é uma aplicação simples que, facilmente, arquiva e mantém um registo do horário de trabalho. Possibilita resumos rápidos das horas de trabalho/extra de cada mês, com apenas um clique à entrada e à saída do trabalho. Exporte a TimeSheet por e-mail para que possa gerir o horário de trabalho no seu próprio PC ou enviá-lo para o trabalho. É também adequado aos trabalhadores em part-time, para que possam ter ideia do ordenado antecipadamente. Disponível apenas para IOS.
De acordo com a Reforma Trabalhista, a principal mudança neste sentido é que as empresas não precisam mais da confirmação dos sindicatos para utilizarem o mecanismo do banco de horas, mas, sim, negociar diretamente com o empregado. Outra importante mudança é a legitimidade do regime de compensação, que consiste em compensar as horas de trabalho dentro do mês em que elas foram ocasionadas. E as datas, tanto de trabalho extra como de descanso, devem ser pré-definidas.
